Jak zorganizować niezapomnianą wigilię firmową?

To już ostatni dzwonek, żeby zaplanować wigilijne spotkanie firmowe dla pracowników. Z każdym tygodniem w restauracjach ubywa miejsc, czas oczekiwania na spersonalizowane upominki wydłuża się, a firmy eventowe zapełniają swój grafik. Jak zorganizować idealną wigilię firmową i o niczym nie zapomnieć?

Przygotowanie wigilijnego spotkania dla pracowników wymaga zaplanowania i skoordynowania wielu elementów. Dodatkowo trzeba to robić w czasie, gdy to samo zadanie realizuje ogromna ilość innych firm. W praktyce oznacza to wiele trudności: braki magazynowe, opóźnione dostawy, brak wolnych miejsc w lokalach gastronomicznych czy centrach eventowych. Działając w pośpiechu, nietrudno jest popełnić błąd. Świąteczne upominki zamówione w niedostatecznej ilości lub na nieprawidłowy adres, błąd w dedykacji noworocznego kalendarza – to tylko kilka typowych przykładów.

Osoby, które chcą zająć się organizacją wydarzenia samodzielnie, powinny rozpocząć planowanie około 2 miesiące przed planowaną datą wydarzenia. A i wtedy może okazać się, że ktoś zajął nam już miejsce w wymarzonym lokalu lub nie możemy umówić zaplanowanych wcześniej atrakcji.

W takiej sytuacji warto skorzystać ze wsparcia profesjonalistów – wigilię dla firm we Wrocławiu (a także wyjazdową, w innych miastach Polski) możesz zorganizować we współpracy z agencją eventową. Wystarczy podać liczbę osób i termin, a agencja przygotuje resztę za nas – zaproponuje lokal, atrakcje, zorganizuje upominki i zajmie się wszelkimi formalnościami – umowami, ubezpieczeniem, czy zakwaterowaniem (w przypadku wyjazdów kilkudniowych). 

Jeśli natomiast zdecydujesz się przygotować wigilię pracowniczą samodzielnie, pamiętaj o kilku zasadach:

• Ustal miejsce imprezy i sprawdź jego dostępność (najlepiej jak najszybciej). Warto napisać do kilku restauracji i zapytać o dedykowaną ofertę świąteczną. Jeśli w Twoim zespole są wegetarianie i weganie, sprawdź, czy w menu zaplanowano również coś dla nich. Nie czekaj również z decyzją o rezerwacji, ponieważ im bliżej grudnia, tym trudniej o dogodny termin. Zwróć też uwagę na wystrój lokalu – o ile to możliwe, wybieraj restauracje o przytulnym, kameralnych charakterze. Mniejsze firmy organizują niekiedy wigilie w biurze. W takim wypadku trzeba zaplanować odpowiedni catering (tu potrzebny jest solidny research). Również i tym najlepiej zająć się z wyprzedzeniem. Nie zapomnij też o świątecznych ozdobach i odpowiedniej playliście. 
• Zadbaj o upominki i atrakcje – wigilia firmowa to dobra okazja do wręczenia niewielkiego upominku. Może być klasyczne losowanie (członkowie zespołu robią sobie prezenty nawzajem) lub drobny upominek od firmy. Zaplanuj też dodatkowe aktywności, takie jak gry tematyczne lub wspólne przygotowywanie świątecznych kaw (możliwe do wykonania także w biurze), czy dekorowanie bombek.
• Dostosuj wydarzenie do indywidualnych potrzeb Twoich gości – pamiętaj o drobiazgach, które mogą rzutować na odbiór wydarzenia (m.in. dostosowanie menu i charakteru lokalu do zespołu). Pamiętaj też o dobrej komunikacji – poinformuj gości odpowiednio wcześniej o miejscu wydarzenia, jego programie, szacowanym czasie trwania i wszystkich innych aspektach gwarantujących sprawny przebieg.
• Pamiętaj o formalnościach – sprawdź, czy opłata za rezerwację lub upominki świąteczne dotarła do adresata i zamówienie jest realizowane zgodnie z planem. Niekiedy firmy informują o opóźnieniach jedynie w panelu klienta (bez dodatkowej informacji telefonicznej), co może skutkować niemiłym zaskoczeniem na kilka dni przed kolacją. Zadbaj też, by wszystkie dokumenty mieć zawsze pod ręką.

Jeśli chcesz zlecić przygotowanie wigilii profesjonalistom, pomoże Ci w tym Festa Event – firma eventowa z Wrocławia.